Я достаточно долго шел к управлению собой (листочки, блокнотики, Аутлуук, Лидер Таск...) и когда практически устаканил свою практику - перешел в менеджеры, а потом и в руководители... И практику пришлось дорабатывать.
Здесь я хочу поделится сформировавшейся у меня практикой управления собой с позиции руководителя.
Если кратко то руководитель отличается от менеджера, тем что кроме того что отвечает за проекты, отвечает еще и за всякую бухгалтерию, управление персоналом, административно-хозяйственные дела, бюджеты и тп...
Данная деятельность отличается крайней неформальностью (так называемый Adaptive Case Management) и большим объемом.
Мозга не хватает -) А систем учета наоборот до фига - Прожект, Jira, Аутлук и тп.......
Сначала я чуть не утонул в этом, но со временем всплыл и у меня получилась следующая структура GTD и несколько плагинчиков к ней:
Входящее и ToDo - это классический ГТД, со следующей вариацией - я не использую структуру Сегодня\Неделя\Месяц\Когда-нибудь. Для этого я использую поле - Дата исполнения. Задачи которые относятся к неопределенному сроку дату исполнения не имеют. Каждое утро я пересматриваю задачи и меняю даты как мне захочется -)
Ну это классический подход и нем кто уже не рассказывал...
А теперь те самые дополнения до которых я дошел сам -)
Контроль - папка для напоминая мне, что мне должны что-то сделать. Здесь я фиксирую то о чем я кого-то попросил что-то сделать и не хочу об этом забыть. Эта папка относится как к моим сотрудникам, так и к смежникам и заказчикам.
Контроль - выполняет для меня функции системы учета задач и распоряжений, а также CRM.
Формат записи - Имя\Тема. Эта папка не заменяет системы учета задач и багтрекингов.
Обещания - "обещать не значить женится". В обещания я заношу свои обещания людям. Не значит что я их буду делать, но забывать о них не стоит. Формат записи Имя\Тема
Проекты - папка служит для учета в каких проектах заняты мои люди. Так сказать взгляд с высоты на обязательства отдела и его загрузку. Формат записи Имя\Проект\Роль\плановая загрузка (100, 50, 25).
Изначально я вел в экселе кросс-таблицу для этого, но плоский формат оказался для меня более удобным. и менее трудоемким для ведения. А еще появилась история! То есть если человек снимается с проекта, то ставится галка - выполнено, и появляется проектная история.
Функции - папка служит для описания матрицы компетенции сотрудников. Кто за что отвечает, кто что знает, кто что может, у кого какие сертификаты. Формат - Имя\Компетенция
Отсутствие - папка служит для учета отсутствия, отпрашиваний и отпусков. Формат Имя\Тема + в поле Дата исполнения интервал отсутствия. По "случившимся" отсутствиям задача "исполняется". Таким образом появляется архив отсутствий, командировок который хорошо выглядит на календаре.
Цели - папка служит для отслеживания поставленных целей. Стратегическая папка и отражение моего Вижина.
Как видно я фактически использую инструмент ГТД не только для задач, но и как записную книжку - напоминалку.
Что мне это дает? - Одну точку учета, возможность иметь картинку перед глазами в ходе всяких совещаний без использования многих систем и без доступа в интранет-интернет, быстрый и простой ввод.
Немного об инструментах - я использую для этого программу ЛидерТаск - http://www.leadertask.ru/. Чем он мне нравится - есть поле дата исполнения, которое может быть интервальным!
Есть дополнительное поле Проект, я его использую как категории и для привязки к конкретным проектам. Есть отлично настраиваемый поисковый шаблоны. И самое главное - он работает с флэшки, а специфика моей работы не позволяет мне использовать облака.
Будут вопросы - спрашивайте -). В ближайшее время я планирую описать как я повысил визибилити отдела и его прозрачность через Канбан и эксел файл.
Ну и отмечайте если вам понравилось.
Здесь я хочу поделится сформировавшейся у меня практикой управления собой с позиции руководителя.
Если кратко то руководитель отличается от менеджера, тем что кроме того что отвечает за проекты, отвечает еще и за всякую бухгалтерию, управление персоналом, административно-хозяйственные дела, бюджеты и тп...
Данная деятельность отличается крайней неформальностью (так называемый Adaptive Case Management) и большим объемом.
Мозга не хватает -) А систем учета наоборот до фига - Прожект, Jira, Аутлук и тп.......
Сначала я чуть не утонул в этом, но со временем всплыл и у меня получилась следующая структура GTD и несколько плагинчиков к ней:
- Входящее
- ToDo
- Контроль
- Обещания
- Проекты
- Функции
- Отсутствие
- Цели
Входящее и ToDo - это классический ГТД, со следующей вариацией - я не использую структуру Сегодня\Неделя\Месяц\Когда-нибудь. Для этого я использую поле - Дата исполнения. Задачи которые относятся к неопределенному сроку дату исполнения не имеют. Каждое утро я пересматриваю задачи и меняю даты как мне захочется -)
Ну это классический подход и нем кто уже не рассказывал...
А теперь те самые дополнения до которых я дошел сам -)
Контроль - папка для напоминая мне, что мне должны что-то сделать. Здесь я фиксирую то о чем я кого-то попросил что-то сделать и не хочу об этом забыть. Эта папка относится как к моим сотрудникам, так и к смежникам и заказчикам.
Контроль - выполняет для меня функции системы учета задач и распоряжений, а также CRM.
Формат записи - Имя\Тема. Эта папка не заменяет системы учета задач и багтрекингов.
Обещания - "обещать не значить женится". В обещания я заношу свои обещания людям. Не значит что я их буду делать, но забывать о них не стоит. Формат записи Имя\Тема
Проекты - папка служит для учета в каких проектах заняты мои люди. Так сказать взгляд с высоты на обязательства отдела и его загрузку. Формат записи Имя\Проект\Роль\плановая загрузка (100, 50, 25).
Изначально я вел в экселе кросс-таблицу для этого, но плоский формат оказался для меня более удобным. и менее трудоемким для ведения. А еще появилась история! То есть если человек снимается с проекта, то ставится галка - выполнено, и появляется проектная история.
Функции - папка служит для описания матрицы компетенции сотрудников. Кто за что отвечает, кто что знает, кто что может, у кого какие сертификаты. Формат - Имя\Компетенция
Отсутствие - папка служит для учета отсутствия, отпрашиваний и отпусков. Формат Имя\Тема + в поле Дата исполнения интервал отсутствия. По "случившимся" отсутствиям задача "исполняется". Таким образом появляется архив отсутствий, командировок который хорошо выглядит на календаре.
Цели - папка служит для отслеживания поставленных целей. Стратегическая папка и отражение моего Вижина.
Как видно я фактически использую инструмент ГТД не только для задач, но и как записную книжку - напоминалку.
Что мне это дает? - Одну точку учета, возможность иметь картинку перед глазами в ходе всяких совещаний без использования многих систем и без доступа в интранет-интернет, быстрый и простой ввод.
Немного об инструментах - я использую для этого программу ЛидерТаск - http://www.leadertask.ru/. Чем он мне нравится - есть поле дата исполнения, которое может быть интервальным!
Есть дополнительное поле Проект, я его использую как категории и для привязки к конкретным проектам. Есть отлично настраиваемый поисковый шаблоны. И самое главное - он работает с флэшки, а специфика моей работы не позволяет мне использовать облака.
Будут вопросы - спрашивайте -). В ближайшее время я планирую описать как я повысил визибилити отдела и его прозрачность через Канбан и эксел файл.
Ну и отмечайте если вам понравилось.
Комментариев нет:
Отправить комментарий