Насколько ваши сотрудники понимают что они делают, зачем и какие у них есть "педали и рули?
А ведь без этого система не поедет. Как если бы водитель танка постоянно бросал педали и рвался в башню "помочь". Хорошо если у вас жесткая матрица или настоящий скрам, а если мягкая функциональная матрица?
Наиболее остро эта проблема стоит у сотрудников исполнителей с функциями управления. Например уровня специалист-архитектор + руководитель группы
Как вот здесь
У меня у самого в отделе 3-и функциональные группы, одна из которых удаленная. Мало того - в структуре есть еще ведущие, которые ведут работу с заказчиком по своим направлениям.
И без правильного выставления зон ответственности и каналов коммуникации такая телега если поедет, то будет скрипеть и раздражать всех окружающих. Официальные инструкции тяжеловесны, неполны и часто вообще не в тему.
В общем - если ваша команда не имеет краткого описания кто есть кто, какие права и какие обязанности - то возможно у вас есть дополнительное трение в рабочем процессе.
Наиболее оптимально если сделать для каждого сотрудника на 3-х слайдах или в 7-15 предложениях на одной странице краткое описание кто он, что он должен, что он может. Так сказать права и обязанности.