Регламент учета выполняемых работ группы Х
Общие положения
Целью регламентации является повышение качества выполняемых работ и снижения рисков «пропадания/забывания» требований или договоренностей.
Решаемые задачи:
· Создание простого механизма учета работ и требований заказчика с сохранением сложившихся правил проведения работ и взаимодействия.
· Создание единого поля учета работ в условиях множественных источников поступления требований и потребителей результатов
· Снижение рисков потери информации при смене исполнителя работ
Регламент определяет правила регистрации и учета выполняемых работ.
Для автоматизации учета используется MS Outlook 2010, модуль «Задачи»
Учитываемые данные будут использоваться при рассмотрении конфликтных ситуаций связанных с качеством и соответствием результатов работ, поставленным задачам. В случае некачественного или неполного учета, приоритет будет отдаваться «точке зрения» Инициатора или Заказчика.
Термины
Задание (Проблема) – ожидание кем-либо, каких-либо результатов от группы.
Инициатор – лицо, являющееся источником «проблемы». Инициатор генерирует «проблему» в рамках договора (Проектные работы) или просто так (Непроектные работы). Инициатор имеет право генерировать «проблему».
Заказчик – лицо, являющееся получателем результатов работ, источником требований и подтверждения результатов.
Исполнитель – лицо, на которое назначено решение «Проблемы».
Руководитель – лицо, на которое назначены функции контроля и управления решением «Проблем»
Задача – Объект MS Outlook 2010, учетная единица работ уровня Исполнителя.
Поручение – Объект MS Outlook 2010, учетная единица работ уровня Руководителя.
Исходные данные (задачи) – Состав требований поступивших от инициатора представленных в письме.
Постановка (задачи) - совокупность данных определяющих «что, кому, когда надо сделать, и кто за это заплатит». Постановка задачи проводится Руководителем или Исполнителем на основании Исходных данных и содержит следующие данные:
· Исходные данные (вложения)
· Инициатор, Заказчик
· Номер договора (для проектных задач)
· Плановый срок
· Состав результатов (документы, ответы на вопросы и тп)
Результаты (выполнения задачи) – совокупность документов запрашиваемых инициатором для заказчика. Результаты могут быть следующих типов: электронный, бумажный или подписанный документ, ответ на вопросы (письмом).
Подтверждение (выполнения задачи) – полученное по почте подтверждение приемки Результатов от Заказчика. Если подтверждение получено устно, то Подтверждение оформляются Исполнителем через письмо на Заказчика («По результатам наших договоренностей фиксирую…») с копией на себя.
Проектные задачи – задачи, выполняемые в рамках договора (номер договора)
Непроектные задачи - задачи, выполняемые вне договора (номер договора отсутствует). Для непроектных задач Инициатором не может быть представитель Банка
Регламент учета работ
Общие положения
Задачи регистрируются на основании письма от:
· Коммерческого отдела;
· Руководителя отдела разработки, Руководителя группы проектирования;
· Представителя Банка (в случае проектных работ).
По умолчанию Исполнителем является сотрудник группы, которому была поставлена задача инициатором.
Если задача поставлена Инициатором Исполнителю устно (телефон, лично), то исходные данные оформляются Исполнителем через письмо на Заказчика («По результатам наших договоренностей фиксирую…») с копией на себя.
Если инициатор не подтверждает постановку задачи, Исполнитель эскалирует проблему на руководителя группы или отдела.
Если Руководитель присутствует в офисе, Исполнитель регистрирует Задачу на основании Поручения Руководителя.
Если Руководитель отсутствует в офисе (в течении дня), Исполнитель регистрирует Задачу самостоятельно.
Задача считается выполненной только после получения подтверждения от Заказчика по письму. Если подтверждение получено устно, то оно оформляется Исполнителем через письмо на Заказчика («По результатам наших договоренностей фиксирую…») с копией на себя.
Последовательность выполняемых действий при руководителе
Создание Задачи
Исполнитель проводит анализ Исходных данных (от Инициатора или Руководителя) и составляет Постановку задачи.
Исполнитель отсылает Руководителю Постановку задачи (письмо с информацией о новой задаче исполняемой Инициатором). В теле письма указываются списком Постановка задачи, во вложении приводятся Исходные данные (исходное письмо)
На основании Постановки задачи Руководитель регистрирует Поручение и назначает последнее на Инициатора
Инициатор на основании Поручения регистрирует связанную задачу (функциональность MS Outlook 2010). Название задачи формируется по следующему шаблону – ТУ\Проект\Суть работ
Выполнение задачи
Исполнитель фиксирует в теле задачи следующую информацию по ходу работ (в следующем формате – Дата\Кто, (с новой строки) Краткая информация, Вложение ):
· все изменения начальных требований (Содержание, Сроки, Состав и форма результатов) и другие значимые договоренности
· выдача результатов работ (окончательных или промежуточных) и полученные замечания
· другую значимую информацию по усмотрению Исполнителя
Закрытие
Исполнитель, после выполнения работ и получения Подтверждения, закрывает задачу.
Последовательность выполняемых действий при отсутствии руководителя
Создание Задачи
Исполнитель проводит анализ Исходных данных (от Инициатора или Руководителя) и составляет Постановку задачи.
Исполнитель регистрирует Задачу. В теле Задачи указываются списком Постановка задачи, во вложении приводятся Исходные данные (исходное письмо).
Исполнитель отсылает созданную задачу как вложение Руководителю
Выполнение задачи
Аналогично предыдущему
Закрытие
Исполнитель, после выполнения работ и получения Подтверждения, фиксирует затраченное на работу время, закрывает задачу и отсылает Руководителю закрытую Задачу как вложение.
 |
| Альбом: Проектирование и внедрение ИТ систем |
Последовательность выполняемых действий при присутствии руководителя
 |
| Альбом: Проектирование и внедрение ИТ систем |
Последовательность выполняемых действий при отсутствии руководителя
Использование MS Outlook 2010
Создание Задачи из Поручения
При назначении Поручения на Исполнителя, последнему приходит электронное письмо с информацией о поручении. Исполнитель (назначенное лицо в поле «Назначено на»), для регистрации задачи, выбирает опцию «Принять». Система автоматически создает Задачу и устанавливает связь Задачи с Поручением через сервер.
Создание Задачи из письма «как вложение»
Для создания Задачи из письма «одним действием» необходимо создать «быстрое действие». Лента Главное (Почта)-Быстрые действия-Создать-Настраиваемое.
Пересылка Задачи письмом как вложения
Для пересылки Задачи как вложения необходимо на Задаче вызвать действие «Переслать» (аналогично почте)
Учет переписки (писем) в Задаче
Для простой вставки письма как вложения в задачу необходимо:
· Открыть задачу в отдельном окне, «бросить» письмо в Задачу
· Скопировать письмо целиком (Копировать по правой кнопке мыши в списке писем) и Вставить в тело Задачи
Учет времени работы
Для учета времени работы по Задаче необходимо открыть Задачу и в ленте Задача-Показать-Подробно. В открывшейся форме ввести количество потраченного времени в поле «Объем работ»
Организация папок
· Папка Список дел – отображает все объекты «к исполнению» MS Outlook, Содержит активные письма и задачи.
· Папка Задачи – используется для регистрации задач. Учитываемые задачи должны хранится в этой папке
Комментариев нет:
Отправить комментарий