Рекомендации по оформлению писем

Некоторое время назад оказался я вовлечен в перекидывание тапками и разбор полетов на тему "почему теряются указания" и "мы вам не говорили". А моя специфика работы заключается в том, что по большей части оперативной работы БагЗилы и тп не используются, а активно используется е-почта. После увлекательного совещания, я решился и оформил неказистые правила оформления писем.
Ибо действительно - некоторые перлы в стиле - "вот то что ты просил, но я сделал то что ты просил не так(с)" - серьезно стали напрягать уже всех.

Также я всем объявил - что если они не способны реализовывать эти правила - ни о каком повышении по грейдам не будет ибо будет трактоваться как их неспособность к коллективной работе. -)

Собственно простые нехитрые правила (немного в мою специфику, но общий принцип думаю - универсален:

1. 1.       Тема письма должна содержать Название программы, название региона или его столицу краткое (Татарстан, Коми, Чита и тп)
2. 2.       Письмо должно быть адресовано исполнителю (запрос) или заказчику работы (ответ), одному человеку. Если пишите нескольким людям, необходимо в письме персонально указать от кого что требуется.
3. 3.       Если вам что-то нужно от адресата, это что-то должно быть выражено ясным требованием (прошу запросить регион, ожидаю ответа, и тп)
4. 4.       Если вы ставите задачу и результаты работ требуется выслать кому-нибудь кроме вас, требуется это указывать явно
5. 5.       Если вы запрашиваете информацию или отчитываетесь по нескольким позициям – позиции желательно нумеровать, чтобы в последствии ссылаться на них
6. 6.       Ставить Руководителя группы в копию
7. 7.       Хранить свою переписку
8. 8.       Если постановка задачи неясна – корректно запросить детализацию задачи